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レコードタイプを使ってみよう

こんにちは、Nambuです。今回はレコードタイプについて説明したいと思います。レコードタイプは非常に便利な機能でよく使うと思うのでしっかりと知っておきましょう。

レコードタイプとは

レコードタイプはオブジェクトのレコードを複数の用途に分割するために使う機能です。
例として乗り物を管理するオブジェクトがあったとします。初めのうちは以下のように日本の自動車のみを管理していたので何不自由なく使えていました。 f:id:sbsSF:20211202114401p:plain

しかし、規模が大きくなってきて外国車やバイクを扱うようになってくると、メーカー名の選択リストの値を種類によって変更したくなったり、乗車人数のような車にのみ表示したい項目が出てきます。そういったときに使うのがレコードタイプです。
レコードタイプを使うことでページレイアウトや選択リストの値を分けることができます。また、プロファイルに対して割り当てるのでAさんは日本車、外国車、バイクすべてを作成できて、Bさんはバイクのみ作成できるといった状況を作ることも出来ます。

レコードタイプの設定方法

レコードタイプを設定するときはまず「オブジェクトマネージャー」の「レコードタイプ」から「新規」を選択します。 f:id:sbsSF:20211206115240p:plain 新規をクリックすると設定画面に移るので、レコードタイプのラベル名やAPI名、説明や有効無効のチェックを入れます。 f:id:sbsSF:20211206115256p:plain 下にスクロールするとプロファイルごとに使用可能かどうか割り当てることができるので、レコードタイプを使用させるプロファイルにのみチェックを入れます。 f:id:sbsSF:20211206115354p:plain プロファイルの設定が終わって次に進むと「ページレイアウトの割り当て」ができます。このページレイアウトの割り当てもプロファイルごとに設定できます。また、ページレイアウトの割り当ては後からでも設定できるので、この時点ではページレイアウトを作っていなくても問題ありません。 f:id:sbsSF:20211206115356p:plain ページレイアウトの割り当てを変更するときは、「オブジェクトマネージャー」の「レコードタイプ」から「ページレイアウトの割り当て」を選択します。 f:id:sbsSF:20211208100351p:plain ページレイアウトの割り当てをクリックすると現在のレコードタイプとプロファイルごとのページレイアウトが見られるので、「割り当ての編集」から修正します。 f:id:sbsSF:20211206115401p:plain 任意のプロファイル、任意のレコードタイプのページレイアウトを自由に変えられるようになるので適切に設定して保存します。 f:id:sbsSF:20211206115404p:plain レコードタイプごとに選択リストの値を変更するときは「オブジェクトマネージャー」の「レコードタイプ」から変更したいレコードタイプの「表示ラベル名」をクリックします。クリックするとそのレコードタイプの詳細が表示されるので、下の方にある選択リストから修正したいリストの横にある編集をクリックします。 f:id:sbsSF:20211208100425p:plain すると、選択リストの値が一覧で出てくるので表示したい値を「選択済みの値」、表示しない値を「選択可能な値」に入れて保存します。 f:id:sbsSF:20211206115411p:plain 以上のようにレコードタイプを設定することで新規で乗り物レコードを作るときにはまず初めにレコードタイプを選択する仕組みになります。また、実際に選択リストの値や項目の種類がレコードタイプによって変わっていることがわかると思います。 f:id:sbsSF:20211206115414p:plain f:id:sbsSF:20211214152022p:plain f:id:sbsSF:20211214151737p:plain f:id:sbsSF:20211214152054p:plain f:id:sbsSF:20211206121634p:plain

ビジネスプロセスについて

レコードタイプの設定方法が分かったところでもう一つ重要なことがあります。それがビジネスプロセスについてです。オブジェクトの中でも商談、ケース、リードはレコードタイプを作成する前にそれぞれセールスプロセス、サポートプロセス、リードプロセスというものを設定しなければいけません。ビジネスプロセスとはこの3つのプロセスの総称です。この3つのオブジェクトにはそれぞれ進捗を管理する独自の選択リスト(フェーズなど)が存在しており、そのリストの値を管理するために設定するのがビジネスプロセスです。
ビジネスプロセスを作成するには設定の「クイック検索」に「プロセス」と入力し、設定したいビジネスプロセスをクリックします。クリックすると現在のプロセスの作成状況が出てくるので新規をクリックします。 f:id:sbsSF:20211206115537p:plain 新規をクリックすると設定画面に移るので、プロセスの名前や説明、コピー元を選択して保存します。 f:id:sbsSF:20211206115541p:plain 保存をクリックすると次に進捗を管理する選択リストの値が一覧で出てくるので表示したい値を「選択済みの値」、表示しない値を「選択可能な値」に入れて保存します。 f:id:sbsSF:20211206143124p:plain セールスプロセスを設定することで商談のレコードタイプを新規作成するときにセールスプロセスの値を選択出来る様になり、作成可能となります。 f:id:sbsSF:20211206115545p:plain

今回はこのくらいで、また会いましょう!