こんにちは、Nambuです。今回はメールテンプレートについて説明したいと思います。メールテンプレートを用いることで生産性やメッセージの一貫性を高めることができ、Salesforceの項目もメールに含めることができます。
メールテンプレートとは
メールテンプレートはSalesforceのシステムから送信できるメールの雛形を作成できる機能です。メールテンプレートにはClassicメールテンプレートとLightningメールテンプレートの2種類があり、2つでは少しずつ性能が変わっています。作成したメールテンプレートはメールアラートや一括メール送信等様々なところで使用することができます。
メールテンプレートの設定方法
それではメールテンプレートを実際に作成しますが、初めにClassicメールテンプレートから行いたいと思います。
「設定」「ホーム」から「Classicメールテンプレート」を選択します。するとメールテンプレート一覧が表示されるので編集を行うときはアクションの所から編集を、新規作成なら新規テンプレートをクリックします。また、フォルダを切り替えるときは左上のフォルダの所から選択します。
次に作成するテンプレートの種別を選択します。４種類ありますがテキストが一番自由度が低く、Visualforceが一番自由度の高いテンプレートとなります。また、HTMLを使用する場合、事前にClassicレターヘッドを作成しておく必要があります。今回はテキストを選択して作成して行きます。
次に進むとメールテンプレートの記述画面に移動します。上の部分には「差し込み項目のルックアップ」というテンプレートに差し込み項目を入れるのを補助してくれるフォームがあります。「差し込み項目の種類」と「差し込み項目の値」を選択リストから選び、「差し込み項目値」に表示される値をコピーして件名や本文に貼り付けます。この時に差し込む項目に__rで繋いだリレーションは書けないので、もしそういった値が欲しい場合はオブジェクトに数式で項目を作成しておきます。
画面を下にスクロールするとメールテンプレートのプロパティと本文を記述する部分が出てくるので、必要情報を入力して保存します。
作成したメールテンプレートの動作を確認したいときは「テストの送信と差し込み項目の検証」を押します。
ボタンを押すとウィンドウが表れるので、受信者レコードをユーザ、リード取引先責任者から選びます。次に関連レコードとなるオブジェクトとレコードを選んで、送信先のメールアドレスを入力してＯＫを押すとメールが送られます。
実際にメールを確認してるとしっかりメールが送信されて作成した内容になっており、差し込み項目がレコードの値で置き換わっていることが確認できました。
次にLightningメールテンプレートを作成してみたいと思います。「アプリケーションランチャー」から「メールテンプレート」をクリックします。
するとメールテンプレートのリストビューが出てくるので、右上の「新規メールテンプレート」を押して新規作成をします。Lightningメールテンプレートは普通のレコードを作成するように作ることができます。
新規作成を押して画面が現れたらメールテンプレート名や保存先のフォルダなどを入力します。
そして、下にスクロールしてメッセージコンテンツを入力します。Lightningメールテンプレートの自由度はClassicメールテンプレートのカスタムと同じくらいになっています。差し込み項目を入れるときは右下にある｛｝マークの「差し込み項目の挿入」を押します。ClassicとLightning差し込み項目の書き方が異なるので注意が必要です。最後に右下の保存ボタンを押すことで完成です。
それでは実際に作成したメールテンプレートを使ってみたいと思います。あらかじめページレイアウトでアクションとしてメールを追加しておきます。すると、活動の中にメールが出てくるのでそこで送信者や宛先、BCCを設定します。
作成したテンプレートを読み込むにはメール入力欄の左下にある「テンプレートを挿入、作成、または更新」を押して挿入したいテンプレートをクリックします。そして、右下にある送信ボタンを押せばメールが送れます。
今回はこのくらいで、また会いましょう！
