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教えて921さん!

レポートを使いこなせ!(応用編)

こんにちは、Nambuです。今回は前記事に続いてレポートの説明です。前記事ではレポート自体と新規作成の方法を説明しましたが、本記事ではさらに発展した使い方を説明したいと思います。まだ、前記事を読んでいなかったり、忘れてしまったりしたらまずはこちらからご覧ください!

sbs-sfdc.hatenablog.com

カスタムレポートタイプ

レポートを作成する際には初めにレポートタイプを選び、使用できるオブジェクトを決めると説明しました。デフォルトで用意されているレポートタイプの中に使用したいものがない時に使うのがカスタムレポートタイプです。カスタムレポートタイプを作るときは設定からレポートタイプを選び、新規カスタムレポートタイプをクリックします。 f:id:sbsSF:20211117155713p:plain 新規カスタムレポートタイプをクリックすると以下のステップ1の画面に移るので「主オブジェクト」「レポートタイプの表示ラベル」「レポートタイプ名」「説明」「カテゴリに格納」「リリース状況」の6か所を入力します。「主オブジェクト」では作成するレポートタイプの行レコードになるオブジェクトを選びます。「カテゴリに格納」では作成するレポートタイプを保存するフォルダを選びます。「リリース状況」で開発中を選ぶと「カスタムレポートタイプの管理」の権限を持つユーザ以外には非公開となり、リリース済みを選ぶと全員に公開されます。 f:id:sbsSF:20211117163617p:plain ステップ2の「レポートレコードセットを定義」では主オブジェクトで選択したオブジェクトと参照関係にあるオブジェクトを子オブジェクトとして選択します。また、子オブジェクトでは主オブジェクトに関連するレコードのみを対象にするか関連しないレコードも含めるか選ぶことができます。 f:id:sbsSF:20211117171835p:plain 子オブジェクトの選択が終了したら保存を押してカスタムレポートタイプの作成を終了します。作成したカスタムレポートタイプがちゃんと追加されているかは「レポートタイプを選択」から確認することができます。 f:id:sbsSF:20211117173500p:plain

カスタムレポートタイプの編集

今まではカスタムレポートタイプを新規で作成する場合について説明してきましたが、ここからは作成したレポートタイプのレイアウト等を変更する方法を説明したいと思います。
変更するときにはまず「設定」の「レポートタイプ」を開いて作成したレポートタイプの表示ラベルをクリックし、下にスクロールして「レイアウトを編集する」をクリックします。 f:id:sbsSF:20220128101209p:plain クリックすると「項目レイアウトのプロパティ」が表示されます。初めにセクションの追加方法を説明します。真ん中にある「新規セクション作成」ボタンをクリックします。 f:id:sbsSF:20220131091648p:plain するとポップアップで名前を入力画面が表示されるのでセクションに付けたい名前を入力してOKを押します。 f:id:sbsSF:20220128104744p:plain すると、プロパティ上に追加したセクションが表示されるので、位置はドラッグで移動させて調整します。 f:id:sbsSF:20220128104757p:plain 次に項目の追加について説明します。
レポートタイプの作成時に選択したオブジェクトの項目でプロパティに表示されていないものは右の一覧の中からドラッグアンドドロップでセクションの中に追加します。
参照関係にあるオブジェクトの項目を追加したい場合は「参照先の項目を追加」をクリックします。 f:id:sbsSF:20220128101218p:plain クリックするとポップアップが開くのでどの参照関係にあるオブジェクトかを選びます。 f:id:sbsSF:20220128101222p:plain 次に追加したい項目のチェックボックスにチェックを入れてOKを押します。 f:id:sbsSF:20220128101224p:plain するとセクション内に適当に追加されるのでドラッグで位置やセクションを移動させます。 f:id:sbsSF:20220128101226p:plain セクションや項目を追加することでレポート作成時の「項目を表示」に表示されるようになります。セクションの追加や項目の並び替えは項目一覧から探しやすくするために行います。 f:id:sbsSF:20220128101228p:plain 反対に項目を削除したいときはプロパティから項目をドラッグアンドドロップで右の一覧の中に持っていきます。この時に枠の右下あたりから持っていって黒い枠が出たら離します。もしくは参照関係にある項目であれば先ほどの手順からチェックを外します。 f:id:sbsSF:20220131171849p:plain こうすることでプロパティ上から項目は削除されて一覧の方に戻ります。 f:id:sbsSF:20220131171852p:plain 最後に項目の表示名とデフォルトの有無の変更方法を説明します。
変更したい項目をダブルクリックするもしくは項目をクリックして「選択済み」にして「プロパティの編集」を押すとポップアップが表示されるので表示名とデフォルトのチェックボックスを入力してOKを押します。 f:id:sbsSF:20220128101231p:plain すると、レポート作成時に先ほどデフォルトのチェックを入れたものは初めから追加されるようになり、表示名も書き換えたものに変わります。 f:id:sbsSF:20220128101234p:plain

レポートの編集とグループ化

前回の記事ではレポートを新規作成するところまでは説明しました。今回は作成したレポートを編集する方法とレポート作成時の技術であるグループ化を説明します。
レポートを編集するときはレポートタブから自分が編集したいレポート名をクリックします。 f:id:sbsSF:20211118100113p:plain 編集したいレポートが開けたら右上にある編集ボタンをクリックします。これで作成済みのレポートが編集できます。 f:id:sbsSF:20211118104015p:plain グループ化をするときは列の部分からグループの部分にドラッグで項目を運ぶか、「グループを追加」の検索ボックスから直接入力します。任意の項目でグループ化することでその項目単位でデータがどれだけあるか知ることができます。ちなみに行でグループ化したレポートをサマリーレポート、列でグループ化したレポートをマトリックスレポートといいます。 f:id:sbsSF:20211118104720p:plain

グラフの追加

次に紹介する技術はグラフの追加です。レポートをグラフで表示する方法としてダッシュボードを紹介しましたが、レポートでもグラフを表示することができます。ただ、ダッシュボードと違って1つのグラフしか見れませんし、表示しているレポートのグラフしか作れません。
レポートにグラフを追加するときは追加したいレポートを開き、右上にあるグラフを追加ボタンをクリックします。 f:id:sbsSF:20211118134628p:plain グラフを追加をクリックするとレポートの上にグラフが表示されるようになります。追加したグラフ変更したい場合は歯車マークからグラフのプロパティを開きます。 f:id:sbsSF:20211118135805p:plain グラフのプロパティでは表示グラフの部分からグラフの種類、グラフ属性から軸の項目やグラフ名などを変更することができます。 f:id:sbsSF:20211118135817p:plain

レポートに関する技術はまだまだたくさんありますが、慣れるためにはとにかくレポートを作ってみることが重要です。ぜひこの記事を読みながら自分でもレポートをいじってみてください。