こんにちは！
トゥクです。
今回は Box for Salesforce についてわかりやすくご紹介します。
Salesforce でファイルを扱っていて、このようなお悩みはありませんか？
✓ レコード内のファイルが同列であり、検索しにくい
✓ ファイルストレージが不足してしまう
✓ 大容量ファイルがアップロードできず、別のシステムで管理する必要がある
✓ ファイルのプレビュー表示ができないことがある
そんな課題をまとめて解決できるのが Box for Salesforce です。
１．Box for Salesforceとは？
Box for Salesforce は、Salesforce の画面内で Box のコンテンツを直接操作できるようにする連携アプリです。
・ファイルの保存先は Box（大容量のデータにも対応）
・フォルダはレコードごとに自動作成
・Salesforce 画面内でプレビュー・共有・整理まで完結
Salesforce の “ファイル管理の課題”を補完できる存在です。
２．Box for Salesforce の導入方法
AppExchange から無料でインストールできます。
インストールすると、いくつかのカスタムコンポーネントが自動的に追加されます。
これらはドラッグ＆ドロップで Salesforce の画面に配置できます。
※利用には Box のアカウントが必要です。
３．Box のフォルダの作成方法
Salesforce の画面から、Box のフォルダを作成できます。
■Salesforce の画面からフォルダを作成
①取引先レコード「Box 会社」を作成 する
②Box のコンポネント内で 「フォルダを作成」というボタンをクリックする
③Box 側に「Box 会社」フォルダが自動作成される
■ フォルダの見え方
①Salesforce 画面で
取引先フォルダの配下に「Box 会社」フォルダが生成されます。
②Box 画面で
取引先フォルダの配下に同じ「Box 会社」フォルダが生成されます。
そして、アップロードしたファイルもそのまま反映されます。
■ 補足
・動画・画像・PDF などもSalesforceからアップロードできます。
・Box for Salesforce で取引先 / ケース / 商談などのレコードごとにフォルダが自動作成されます。
４．Box for Salesforce の代表的な活用方法
Box for Salesforce の活用方法をご紹介します。
■レコードに紐づくファイル管理
Salesforce のレコード構成に合わせてフォルダが作られるため、
案件ごと・顧客ごとにファイルを強調しやすい のが大きな魅力です。
■Salesforce画面でファイル操作（埋め込みUI）
Salesforceの画面から離れることなく、ファイル操作が可能です。
・ファイルプレビュー（PDF・画像・動画）の表示
・共有リンクの発行
・お気に入り登録
「作業しながらプレビュー → 共有」まで完結できます。
■電子署名 (Box Sign)
Box の電子署名機能「Box Sign」も Salesforce から利用できます。
・署名位置の指定
・署名依頼の送信
・進捗状況の確認
商談 → 契約締結 までワンストップで行えるため、営業プロセスが効率化につながります。
■アクティビティ・コラボレーション
Box のファイルを中心にコミュニケーションができるのも便利です。
・コメント
・タスク
・レビュー依頼など
メールに頼らず、ファイルベースのコミュニケーションが可能になります。
5．まとめ
Box for Salesforce を活用することで、
・Salesforce のファイル管理の課題を補完
・ストレージ不足・大容量ファイル課題を解消
・プレビューや共有操作がSalesforce内で完結
・電子署名までワンストップで対応可能
といったように、Salesforceの運用効率を向上させることができます。
また、Boxのプランや機能を拡張することで、さらに便利な機能を利用することも可能です。
もっと詳しく知りたい方は、Salesforce または Box の公式ページもぜひご確認ください。
